Polskie firmy wkrótce wejdą w nową erę dokumentacji finansowej – Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy. Wprowadzenie tego rozwiązania to nie tylko zmiana technologiczna, ale również organizacyjna, wymagająca odpowiedniego przygotowania i zaangażowania wielu działów w firmie. Choć wyzwanie może wydawać się skomplikowane, dobrze zaplanowane działania pozwolą nie tylko dostosować się do przepisów, ale również wynieść codzienne operacje na wyższy poziom.
Czym jest KSeF i dlaczego zmienia tak wiele?
Krajowy System e-Faktur to centralna platforma, przez którą od określonej daty będą musiały przechodzić wszystkie faktury wystawiane przez podatników VAT. Faktura wystawiona poza tym systemem nie będzie miała mocy prawnej – to zasadnicza różnica w porównaniu do dotychczasowego modelu, w którym dokumenty można było generować i przesyłać w wielu formatach, w zależności od preferencji kontrahentów.
Nowe regulacje sprawiają, że każda firma – niezależnie od wielkości czy branży – musi dostosować swoje procesy do jednolitego standardu fakturowania. To oznacza konieczność zapewnienia odpowiednich integracji, zgodności z aktualnymi strukturami danych i dostępu do narzędzi, które umożliwiają komunikację z systemem Ministerstwa Finansów.
Przemyślane wdrożenie kluczem do spokoju
W przypadku KSeF nie wystarczy tylko wdrożyć nowe oprogramowanie (więcej o tym, jak to zrobić na https://www.comarch.pl/krajowy-system-e-faktur-ksef/). Równie ważna jest ocena procesów, które mają wpływ na wystawianie, zatwierdzanie i przekazywanie dokumentów. Czy dział sprzedaży wie, jak przebiegać będzie nowy proces? Czy zespół księgowy zna wymagania struktury e-Faktury? Czy system ERP posiada funkcjonalność integracji z KSeF i czy była ona już przetestowana?
Wszystkie te pytania powinny zostać zadane na etapie przygotowań. Tym bardziej, że wdrożenie może dotknąć również systemów zewnętrznych – np. platform e-commerce, aplikacji mobilnych dla przedstawicieli handlowych, czy narzędzi automatyzujących procesy sprzedażowe.
Audyt gotowości – minimum wysiłku, maksimum informacji
Dobrym punktem wyjścia jest przeprowadzenie audytu gotowości do KSeF. To szybka forma diagnozy, która pozwala zidentyfikować newralgiczne punkty w systemach i procedurach. W ramach takiego testu sprawdzane są m.in. zgodność systemu fakturowania, możliwość generowania poprawnych struktur XML, przygotowanie zespołu oraz procesy obiegu dokumentów.
Efektem audytu jest konkretna lista działań, które należy podjąć, by zapewnić pełną gotowość na moment uruchomienia obowiązkowego systemu. Często wystarczy wprowadzić kilka kluczowych zmian – jak aktualizacja oprogramowania czy konfiguracja uprawnień – by uniknąć większych problemów w przyszłości.
Szansa na lepszą organizację i mniej błędów
Wbrew pozorom, KSeF to nie tylko obowiązek – to także realna szansa na usprawnienie wewnętrznych procesów. Przechodząc na faktury ustrukturyzowane, firmy eliminują wiele ryzykownych i czasochłonnych czynności: ręczne wprowadzanie danych, przesyłanie faktur e-mailem, niejasności w numeracji dokumentów czy problemy z archiwizacją.
Zyskują za to spójność danych, automatyzację i łatwiejszy dostęp do informacji. W dłuższej perspektywie wdrożenie KSeF może przełożyć się na szybsze procesy księgowe, lepsze raportowanie i większą transparentność. To także element szerszej transformacji cyfrowej, która staje się nieodłączną częścią nowoczesnego zarządzania firmą.
Od testu do wdrożenia – jak zacząć?
Najlepszy moment na rozpoczęcie przygotowań? Teraz. Każdy tydzień zwłoki może oznaczać większy stres i pośpiech na ostatniej prostej. Właśnie dlatego warto zacząć od prostych kroków: przeprowadzenia testu diagnostycznego, skonsultowania się z dostawcą systemu ERP, przeszkolenia kluczowych pracowników. Te działania pozwolą płynnie przejść przez proces wdrożenia i uniknąć przykrych niespodzianek w dniu wejścia obowiązku KSeF w życie.
Artykuł sponsorowany